Trong quá trình hoạt động của công ty vì nhiều lý do khác nhau mà công ty cần phải thực hiện thay đổi giám đốc công ty, việc này cần phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Khi thay đổi giám đốc công ty cần phải có thông báo vậy cách soạn mẫu công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty như thế nào? trong nội dung bài viết dưới đây của Dịch vụ Thương hiệu chúng tôi sẽ giải đáp chi tiết và đầy đủ hơn về nội dung này để quý độc giả có thể nắm được đầy đủ và chi tiết nhất.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật có cần thông báo không?

Người đại diện theo pháp luật của công ty hiện nay thường là giám đốc công ty và sẽ thực hiện các công việc liên quan tới quản lý hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty.

Do đó nhiều công ty hiện nay luôn băn khoăn về việc khi có sự thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty thì có cần phải thông báo không.

Căn cứ theo quy định tại Khoản1 và khoản  2 Điều 30 Luật doanh nghiệp quy định về thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như sau:

“Điều 30. Đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 28 của Luật này.

2. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.”

Theo quy định trên thì khi công ty có thay đổi về  họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân thì cần phải thực hiện thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong thời hạn là 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Ngoài ra theo quy định tại điểm b Khoản 2 Điều 11 Nghị định 167/2013/NĐ-CP thì phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong những hành vi: “Thay đổi người đứng đầu doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, người đại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh mà không có văn bản thông báo với cơ quan có thẩm quyền.”

Như vậy khi công ty có thay đổi giám đốc công ty cần phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật để tránh trường hợp bị xử phạt trong trường hợp không thông báo như đã nêu ở trên.

Khi thay đổi giám đốc công ty thì cần phải soạn thảo mẫu công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty.

Khi nào cần soạn công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty?

Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện nay thì giám đốc chính là người quản lý công ty và là người điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.

Khi thay đổi về giám đốc tức là thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty, theo đó sẽ cần phải thay đổi các thông tin có liên quan như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, số tài khoản ngân hàng,…

Khi công ty có thay đổi về người giữ chức vụ giám đốc không chỉ phải thông báo trong nội bộ của công ty mà cần phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Để thay đổi giám đốc công ty thì doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định để gửi lên cơ quan có thẩm quyền.

Do giám đốc có vai trò rất quan trọng đối với công ty nên khi có thay đổi giám đốc từ hội đồng thành viên hoặc là đại hội đồng cổ đông thì cần phải soạn thảo mẫu công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty.

Mẫu công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty

THÔNG BÁO

Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …………….

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): …………………………………………………………………………….

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: …………………………………………………………………………….

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế): …………………………………………………………………………….

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ………………………………

Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với các nội dung sau:

1. Người đại diện theo pháp luật cũ:

Họ và tên (ghi bằng chữ in hoa): ……………………………………………………………………… Giới tính: …………………………………………………………………………….

Chức danh: …………………………………………………………………………….

Sinh ngày: …………………… /……. /……….. Dân tộc: …………………………………..  Quốc tịch: ….

Loại giấy tờ chứng thực cá nhân:

□ Chứng minh nhân dân                                          □ Căn cước công dân

□ Hộ chiếu                                                              □ Loại khác (ghi rõ):

Số giấy tờ chứng thực cá nhân: …………………………………………………………………………….

Ngày cấp: …../…../……..Nơi cấp: ………………… Ngày hết hạn (nếu có):…../…../……..

2. Người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi2:

Họ và tên (ghi bằng chữ in hoa): ……………………………………………………………………… Giới tính: …………………………………………………………………………….

Chức danh: …………………………………………………………………………….

Sinh ngày: …../…../……..Dân tộc: ………………..  Quốc tịch: ……………………………………………………………..

Loại giấy tờ chứng thực cá nhân:

□ Chứng minh nhân dân                                          □ Căn cước công dân

□ Hộ chiếu                                                              □ Loại khác (ghi rõ):

Số giấy tờ chứng thực cá nhân: …………………………………………………………………………….

Ngày cấp: …../…../……..Nơi cấp: ………………… Ngày hết hạn (nếu có):…../…../……..

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: …………………………………………………………………………….

Xã/Phường/Thị trấn: …………………………………………………………………………….

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: …………………………………………………………………………….

Tỉnh/Thành phố: …………………………………………………………………………….

Quốc gia: …………………………………………………………………………….

Chỗ ở hiện tại:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: …………………………………………………………………………….

Xã/Phường/Thị trấn: …………………………………………………………………………….

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: …………………………………………………………………………….

Tỉnh/Thành phố: …………………………………………………………………………….

Quốc gia: …………………………………………………………………………….

Điện thoại (nếu có):………………………………………… Fax (nếu có): ………………………………………………………

Email (nếu có): ………………………………………………………………… Website (nếu có): ………………………………………………………

Trường hợp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ, đề nghị Quý Phòng đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp người đại diện pháp luật giữ một trong các chức danh theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp thì ghi: Đề nghị Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về người quản lý doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

Cách soạn mẫu công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty

Hiện nay chưa có quy định thống nhất về mẫu công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty do đó khi soạn thảo cần có những nội dung sau:

– Tên của công ty được trình bày ở phía trên góc trái của trang giấy, quốc hiệu tiêu ngữ được trình bày phía trên bên phải của trang giấy, dưới đó là ngày, tháng, năm;

– Tên của thông báo được trình bày bằng chữ in hoa và căn giữa trang giấy cụ thể là THÔNG BÁO THAY ĐỔI GIÁM ĐỐC CÔNG TY….

– Phần kính gửi: Ở đây sẽ là kính gửi Phòng đăng ký kinh doanh…. nơi mà doanh nghiệp đặt trụ sở chính;

– Cần có các thông tin liên quan đến công ty như tên của công ty, mã số thuế công ty, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, ngày cấp nơi cấp của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, số điện thoại liên hê;….

+ Nội dung của thông báo về việc thay đổi giám đốc công ty: Thông tin liên quan của Người giữ chức vụ giám đốc cũ và người giữ chức vụ giám đốc sau khi thay đổi.

+ Thông tin về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty là thông tin của người đại diện theo pháp luật cũ, thông tin của người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi gồm: họ và tên, giới tính, chức danh, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, ngày cấp nơi cấp.

+ Cuối cùng là cam kết của công ty về tính hợp pháp, tính chính xác và trung thực của thông báo.

Hiện nay không có quy định về mẫu công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty tuy nhiên khi soạn thảo công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty cần phải có đầy đủ những thông tin như trên.

Ngoài ra cần phải lưu ý một số nội dung như sau:

– Tên công ty cần phải ghi bằng chữ in hoa có dấu;

– Những thông tin cá nhân liên quan đến giám đốc cũ và giám đốc mới của công ty cần phải ghi đầy đủ, rõ ràng trong thông báo thay đổi giám đốc công ty;

– Cần ghi cụ thể thời gian thay đổi giám đốc công ty bắt đầu từ ngày thánh năm nào;

Kèm theo thông báo thay đổi giám đốc công ty thì cần phải có các tài liệu đính kèm như bản sao biên bản họp của hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch công ty,…